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        通知公告

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        關于做好2019級新生檔案歸檔工作的通知

        作者:楊蕾    出處:檔案館   日期: 2019-09-10 08:56:19  點擊:

        各學院、研究生院:

        為做好2019級新生檔案收集、整理、移交工作,確保每位新生檔案齊全、完整、安全歸檔,現將有關事項通知如下:

        一、工作要求

        1.歸檔范圍與分工。本科生(含“3+2”學生)檔案由各學院收集歸檔,歸檔范圍為:入學前檔案(含高中或??茩n案、高考報考材料、入團志愿書、入黨材料等)、學生登記表(一式兩份);研究生檔案由研究生院收集歸檔,歸檔范圍為:入學前檔案(含本科及以前檔案、工作經歷材料、入團材料、入黨材料等)、研究生入學登記表(一式兩份)、研究生錄取登記表。

        2.檔案裝袋。各學院在本科生(含“3+2”學生)報到后及時收集新生檔案,將檔案按“一生一袋”裝入檔案館下發的學生檔案袋中。如一名學生的入學前檔案分裝多袋的,請按上述歸檔范圍合并裝入一個學生檔案袋中。研究生新生檔案由研究生院進行檔案審核時統一裝袋。

        3.檔案整理與登記。各學院將新生檔案分班級按學號順序、研究生院將新生按學號順序進行整理排列,仔細核對檔案情況,按要求填寫《新生檔案移交明細表》《新生檔案移交匯總表》(見附件,電子版可登錄檔案館網站“下載中心”欄下載)。

        4.檔案歸檔。各院將整理好的檔案及經審簽的《新生檔案移交明細表》《新生檔案移交匯總表》向檔案館學生檔案室移交歸檔。檔案館將對照《新生檔案移交明細表》《新生檔案移交匯總表》逐份核對無誤后,接收檔案。為避免移交時排隊等候,請提前聯系檔案館學生檔案室商定移交時間。

        二、注意事項

        1.新生檔案袋由檔案館統一制作并貼好學生信息標簽,請各學院于9月16日后到檔案館學生檔案室領取。

        2.新生的黨組織材料請按組織部要求完成黨員資格審查后,隨同入學前檔案一并移交檔案館,注意按要求在《新生檔案移交明細表》“黨組織材料”欄打“√”。

        3.非特殊需要請不要在檔案館下發的學生檔案袋上做任何標記。若同一班級學生有重名的,請在檔案袋上用鉛筆注明身份證號碼以示區分。

        4.《新生檔案移交明細表》《新生檔案移交匯總表》是歸檔備查的依據,應準確填寫,避免錯漏,且必須與檔案材料一一對應。

        5.本科生(含“3+2”學生)學生登記表一式兩份,一份裝入學生檔案袋,一份以班級為單位按學號順序整理后歸檔。研究生入學登記表一式兩份,一份裝入學生檔案袋,一份按學號順序整理后歸檔。

        6.各院請于10月31日前將整理好的新生檔案移交檔案館。移交前,務必指定專人妥善保管,確保檔案材料安全,防止丟失、損毀等現象發生。

        三、業務指導

        1.檔案館學生檔案室負責新生檔案歸檔工作的業務指導與監督,辦公室為行政樓五樓B501,業務指導人楊老師、廖老師,聯系電話59750765。

        2.為便于歸檔工作業務溝通與交流,請各院指定一名老師作為聯系人,將其姓名、聯系電話、QQ號于9月15日前告之學生檔案室楊老師。

        3.為提高歸檔質量,檔案館編制了《本科新生檔案整理歸檔操作指南》供參考,請發至各新生班和新生檔案工作人員,指導歸檔工作。


        附件:1.新生檔案移交匯總表

        2.新生檔案移交明細表

        3.本科新生檔案整理歸檔操作指南


                                                 檔案館 2019年9月9日


        附件1

        _____學院2019級新生檔案移交匯總表

        序號

        班級

        應交數

        實交數

        未交檔學生名單






















































































        共計




        注:此表可復印,學院各班級明細請附后。(研究生院參照此表。)

        學院蓋章:                      學院負責人簽名:

        學院移交人簽名:              檔案館接收人簽名:

                                                               年  月  日


        附件2

        ___班新生檔案移交明細表(本科生用)

        序號

        材料移交情況

        備注

        入學前

        檔案

        學生

        登記表

        入團

        志愿書

        黨組織

        材料

























































































































































































































        實交檔案合計

        注:“材料移交情況”請在相應空格內打“√”。未報到學生請予登記并在“備注”欄注明“未報到”。

        學院移交人簽名:                 檔案館接收人簽名:              時間:



        研究生新生檔案移交明細表

        序號

        材料移交情況

        備注

        入學前

        檔案

        入學

        登記表

        錄取

        登記表

        黨組織

        材料

























































































































































































































        實交檔案合計

        注:“材料移交情況”請在相應空格內打“√”。未報到學生請予登記并在“備注”欄注明“未報到”。

         

        移交人簽名:                接收人簽名:                  時間:



        附件3

        本科新生檔案整理歸檔操作指南

         

        步驟一:以班為單位收集新生學前檔案。

        操作指南:收完后按學號順序排列,由專人保管,確保檔案安全。在進行入學資格、黨團關系核查和檔案裝袋前暫不拆封。

        步驟二:以班為單位收集學生登記表。

        操作指南:收取一式兩份,兩份分開按學號順序排列。登記表用黑色筆書寫或打印,貼登記照(如表為打印,建議加貼一張登記照片,以利檔案永久保存)。檢查并保證每一份表都有學院學工辦蓋章和簽署的意見、時間。

        步驟三:到檔案館領取新生檔案袋。

        操作指南:9月16日后開始領取,請先與檔案館聯系,電話59750765。

        步驟四:檔案審核,填寫《新生檔案移交明細表》,檔案裝袋。

        操作指南:

        1.兩人一組,第一人負責拆封、清點、合并檔案材料,第二人負責核對并逐項填寫《新生檔案移交明細表》、檔案裝袋。

        2.將收集的某一個班的新生檔案、學生登記表(一份)和檔案館發的新生檔案袋均按學號排列(轉班來的學生排在最后),分置于案前。

        3.第一人將密封的新生檔案盡可能沿著邊緣裁開,一定不能損壞袋內檔案材料,拿出袋內所有的檔案材料;逐一核對高中檔案、高考招生材料、入團志愿書或團組織關系證明是否齊全,是否有入黨材料,將情況報給第二人登記;將裁開的原高中檔案袋對折,把從袋子里面抽出來的所有材料夾在中間,再找到該生的學生登記表、新生檔案袋,一起交給第二人。

        4.第二人預先將全班學生名單(含未報到的和轉班來的學生)按學號順序(轉班來的學生排在最后)填入《新生檔案移交明細表》,再核對檔案材料、學生登記表、新生檔案袋是否屬同一學生,按學號順序規范填寫《新生檔案移交明細表》相關欄目,無誤后將檔案材料、學生登記表裝入新生檔案袋內,繞上封口繩。

        注意事項:

        1.《新生檔案移交明細表》按照招生錄取的名單逐一填寫,未報到的、轉班走的和轉班來的要在“備注”欄分別標注“未報到”“轉出”“轉入”。

        2.“入團志愿書”一欄,只有有入團志愿書的才打“√”;沒有入團材料的不要打“√”;沒有入團志愿書但有入團證明或介紹信的,也不要打“√”。

        步驟五:編制《新生檔案移交匯總表》。

        操作指南:將全院各班《新生檔案移交明細表》收集齊全,匯總信息后,按要求將信息填入《新生檔案移交匯總表》。

        注意事項:表內“未交學生名單”欄填寫該班實際已報到但未交檔案的學生姓名。請不要將未報到學生或轉出學生名單填入。對于不用轉檔案的體育特長生,請將姓名填入“未交檔學生名單”欄并在姓名后標注“(體育生)”。

        步驟六:學院審核。

        操作指南:將《新生檔案移交匯總表》《新生檔案移交明細表》(一式兩份)報學院黨委副書記審核,無誤后,由副書記簽字確認并加蓋學工辦公章。

        步驟七:移交歸檔。

        操作指南:

        1.學院老師聯系檔案館學生檔案室,商量確定好移交的具體時間。

        2.學院老師帶5-6名學生協助,攜帶簽好字的《新生檔案移交匯總表》《新生檔案移交明細表》(一式兩份),將裝好袋的新生檔案和一份學生登記表搬運至學生檔案室,確保搬運途中無材料散落。

        3.學生檔案室組織人員,對照學院《新生檔案移交匯總表》《新生檔案移交明細表》,當面對新生檔案進行逐份清點和表內信息核查,驗收無誤,由學院移交老師和檔案館接收老師在《新生檔案移交匯總表》《新生檔案移交明細表》在簽名,檔案館、學院各存一份作為憑證。

        4.學院老師在檔案館學生檔案歸檔登記本上登記歸檔情況。

        步驟八:補交檔案。

        操作指南:學院通知因各種原因未能按時上交檔案的同學,和上交檔案材料不全(如缺高中檔案、高招檔案或入團材料)的同學,限定期限請學生提交檔案,由學工組審核并開列補交清單后,最遲于10月31日前將檔案移交檔案館。確實不能提交檔案的同學,請其提交書面說明經學院確認后,將說明交檔案館。

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